Pregunta: Estoy en ventas/mercadeo con un salario bajo y duras comisiones. Me preguntaba qué recibos debería guardar durante el año: gasolina, almuerzo, tintorería, etc. Gracias por la ayuda, se lo agradezco mucho.
– Patrick de Illinois
Jacob Dayan responde…
La respuesta depende en gran medida de si está clasificado como empleado o como contratista independiente.
Si usted es un empleado, su empleador deducirá de su sueldo el impuesto sobre la renta, Medicare y el Seguro Social, y le emitirá un formulario W-2 al final del año. Si usted es un contratista independiente, su empleador no deducirá ningún impuesto de sus cheques de pago y le emitirá un «1099-Misc» al final del año.
Vamos a profundizar más…
¿Cuánto tiempo debe conservar los recibos si es un empleado?
Si está clasificado como empleado, no hay necesidad de llevar un registro de los gastos. Esto es, porque esos gastos ya no son deducibles para 2018 y más allá.
Para los años fiscales 2017 y anteriores, los empleados podrían deducir los gastos comerciales que no fueron reembolsados por su empleador, como deducciones detalladas en sus declaraciones de impuestos. Sin embargo, la Ley de Recortes de Impuestos y Empleos (TCJA, por sus siglas en inglés) de 2017, que realizó cambios significativos en las leyes de impuestos a la renta, eliminó la deducción de gastos de los empleados y la reemplazó con una deducción estándar más grande. (Eso es $ 12,000 para individuos y $ 24,000 para casados que presentan una declaración conjunta).
Debido a la eliminación de esta deducción para 2018 y más allá, realizar un seguimiento de todos los gastos asociados, desde una perspectiva del impuesto a la renta, es una pérdida de tiempo. Sin embargo, llevar un registro de estos gastos puede ser útil para otros propósitos, como negociar un salario base más alto en el futuro.
Si usted es un empleado e incurre en gastos importantes para ganar su comisión (y esos gastos ya no son deducibles) está, en efecto, aceptando un recorte de pago conforme a las nuevas leyes fiscales. Por lo tanto, hacer un seguimiento de estos gastos, recientemente deducibles, puede darle un poco de influencia en la mesa de negociación.
¿Cuánto tiempo debe conservar los recibos si es un contratista?
Si usted es un contratista independiente, sus gastos comerciales aún son deducibles según las reglas anteriores.
Sus gastos deducibles más significativos, probablemente serán los gastos del vehículo. Hay dos métodos para deducir los gastos del vehículo: reclamar «gastos reales» o reclamar la tarifa estándar por milla.
Se le permite deducir sus gastos «reales», que realiza para el negocio, de su gasolina, licencia, estacionamiento, mantenimiento, etc. O puede reclamar la tarifa estándar por milla de $ .545 centavos por milla en 2018.
Desde un punto de vista práctico, mantener un registro de millas es mucho más fácil que guardar cada recibo de gasolina y estacionamiento. Le recomiendo que vaya por ese camino. La mejor manera de mantener un registro de millas, es mantener un libro de registro en su vehículo. De esa manera puede anotar las lecturas de su odómetro antes y después de cualquier viaje de negocios. También puede deducir los gastos de viaje y alojamiento. Si viaja en tren o en avión, o necesita pasar la noche en un lugar remoto, puede hacerlo.
Mis otras recomendaciones
También recomendaría mantener los recibos siguiendo otros gastos comerciales. Especialmente su teléfono celular, suministros y equipo de negocios, como una computadora portátil. Esos son probablemente deducibles para un profesional de ventas/marketing.
También es importante tener en cuenta qué gastos no son deducibles y, por lo tanto, no vale la pena realizar un seguimiento. Los gastos de comida no son deducibles a menos que esté con un cliente o prospecto. Hay un propósito comercial claro para retirar el pago. Los gastos como “almuerzo” para usted mismo, mientras está en la carretera, no son deducibles y, por lo tanto, no vale la pena realizar un seguimiento de ellos. La tintorería solo es deducible si es para la ropa que se requiere y se usa exclusivamente para el trabajo, no para el uso diario. Por lo tanto, la tintorería para trajes, corbatas y camisetas tipo polo no son deducibles, pero un uniforme de béisbol de Babe Ruth, de calidad de museo, utilizado en las oficinas de los clientes para convencerlos de que sus productos son un «home run», probablemente sería deducible.
En resumen, si está clasificado como empleado, no vale la pena mantener un registro de la gasolina o cualquier otro gasto comercial, porque ya no es deducible. Si está clasificado como un contratista independiente, le recomiendo que realice un seguimiento de sus millas, teléfonos celulares, suministros y gastos de comidas y entretenimiento, cuando esté con los clientes.
