Pregunta: ¿Cuánto tiempo hay que guardar los recibos? No estoy segura de si debo guardar los recibos para una auditoría o porque pueda tener que modificar una declaración. ¿Existe alguna regla general en materia de impuestos al respecto?
— Michelle de California
Jacob Dayan responde…
Cuando se trata de impuestos, a veces las preguntas más sencillas tienen las respuestas más complicadas. En su caso, Michelle, es más vago que complicado. Esto se debe a que no existe una única respuesta correcta sobre cuánto tiempo debe guardar los recibos, ya que el plazo depende realmente del tipo de ingresos o gastos que los recibos justifican.
Voy a intentar desglosarlo para que tenga información útil para tomar una decisión con conocimiento de causa…
Unos años – o para siempre
Según la Publicación 1035 del IRS (Rev. 9-2017) [ENG] – sí, ese es el intimidante título – «el IRS puede incluir declaraciones presentadas en los últimos tres años en una auditoría. Si identificamos un error sustancial, podemos añadir años adicionales. Normalmente no nos remontamos más allá de los últimos seis años.”
Bien, esa es una respuesta: No más de seis años.
Pero luego está la Publicación 583 (enero de 2015) [ENG], que instruye a los contribuyentes a mantener registros durante «todo el tiempo que puedan ser necesarios para la administración de cualquier disposición del Código de Rentas Internas.» ¿Qué significa eso? Continúa:
En general, esto significa que debe conservar los registros que respalden una partida de ingresos o deducción en una declaración hasta que se agote el período de prescripción para esa declaración. El plazo de prescripción es el período de tiempo en el que puede modificar su declaración para reclamar un crédito o reembolso, o el IRS puede evaluar el impuesto adicional.
Como puede ver, la duración del plazo depende del motivo exacto del recibo.
Lo que debe hacer de todos modos
Esto es lo que recomiendo a pesar de todo.
En primer lugar, mantenga buenos registros y recibos para protegerse en caso de una auditoría. El IRS puede auditar las declaraciones del impuesto sobre la renta de las personas físicas que se remontan a tres años desde la fecha de vencimiento, o dos años desde el momento en que se pagó el impuesto (lo que ocurra más tarde).
En situaciones en las que nunca se presentó una declaración de impuestos, o se presentó una declaración fraudulenta, debe guardar los recibos para siempre. Si una declaración no incluye todos los ingresos, y la omisión es superior al 25% de los ingresos declarados en la presentación original, los registros deben conservarse durante seis años.
Por último, los registros del impuesto sobre el trabajo deben conservarse durante cuatro años a partir de la fecha de vencimiento o de pago, la que sea posterior. Si tiene una pequeña empresa o trabaja por cuenta propia, le recomiendo que busque una solución de contabilidad. Mi equipo ofrece consultas gratuitas, y podemos ayudarle a entender todas sus opciones. Puede contactar con nosotros a través de Debt.com. Espero que le haya servido de ayuda.
