5 consejos de cómo conservar los documentos fiscales y financieros

Si bien puede ser confuso saber cuánto tiempo debe guardar los registros de impuestos y otros documentos financieros, con estos consejos se le aclarará el panorama. Muchas personas tienen miedo de tirar papeles importantes, es por eso que los guardan en cajas durante décadas. Tengo que admitir que yo solía ser una de esas personas.

En este artículo repasaremos cinco consejos que le ayudarán a conservar los documentos adecuados. Aprenderá qué documentos financieros puede botar, cuáles debe guardar y durante cuánto tiempo.

Esto es lo que debe saber sobre cómo deshacerse adecuadamente de los registros y cumplir con las regulaciones del IRS.

1. Guardar copias digitales de sus declaraciones de impuestos

Debe saber que el IRS le permite guardar copias digitales de sus declaraciones de impuestos y los documentos que justifican sus ingresos, deducciones y créditos fiscales que reclama cada año. En general, las personas deben conservar las declaraciones de impuestos y los justificantes durante un mínimo de tres años. Esto se debe a que tiene hasta tres años para presentar una declaración de impuestos enmendada [ENG] o ser seleccionado para una auditoría fiscal.

Sin embargo, debe tener en cuenta que puede reclamar una pérdida en ciertas inversiones durante un máximo de siete años. Por lo tanto, si tiene transacciones complicadas, como la compra o venta de inversiones o bienes inmuebles, es aconsejable que conserve sus registros fiscales durante siete años.

Si bien, guardar siete años de impuestos puede parecer mucho, la buena noticia es que los archivos digitales son fáciles de mantener. Por lo tanto, escanee sus declaraciones de impuestos o pida a su contador una copia digital en lugar de añadir más papel a su archivador.

En el caso de que tenga una empresa, el IRS dice que normalmente necesita conservar los registros fiscales de la empresa durante un mínimo de siete años. Pero también se pueden digitalizar.

Puede utilizar una aplicación de escaneado gratuita, como Genius Scan [ENG], en su dispositivo móvil. Posee muchas funciones de mejora de imagen y le permite exportar documentos como archivos JPEG o PDF de varias páginas a un correo electrónico, texto o servicios en la nube como Google Drive, Dropbox, y Evernote. Si tiene pilas de papeles que escanear, un escáner tradicional con alimentador de documentos puede ahorrarle mucho tiempo. Muchas impresoras económinas tienen escáneres integrados que envían los archivos a su correo electrónico.

2. Manejar sus archivos digitales correctamente

Lo bueno es que, al pasar del papel a los documentos fiscales y financieros digitales, probablemente se dará cuenta de que sólo necesita un pequeño cajón para los archivos esenciales, de los que hablaremos más adelante. Y si es como yo, se sentirá muy bien por haber despejado y ahorrado espacio en su casa.

Cuando comience a almacenar archivos digitales, es esencial que los mantenga organizados y seguros. Es una buena idea tenerlos guardados en varios sitios, para que su información nunca se pierda en un fallo informático o en un incendio. Por ejemplo, puede guardar los registros digitales en su ordenador, en un disco duro externo protegido con contraseña y en la nube.

Para tener la información bien organizada, considere la posibilidad de crear una carpeta principal para cada año y subcarpetas para categorías como impuestos, declaraciones de inversión, seguros, nóminas u otros documentos que pueda necesitar en el futuro. Además, puede añadir una capa de protección exigiendo una contraseña para acceder a la carpeta principal. También es importante mantener actualizados el sistema operativo y el software de seguridad de su ordenador para ahuyentar a los ciberdelincuentes.

Luego de haber creado un plan para almacenar sus documentos, asegúrese de que sus seres queridos saben dónde encontrarlos en caso de emergencia.
Según mi experiencia, prescindir del papel y organizar sus archivos digitales en varios lugares le hará sentir que controla mejor sus finanzas.

3. Saber qué gastos son libre de impuestos

Como he mencionado anteriormente, es necesario guardar copias digitales de los gastos declarados como deducciones o créditos fiscales en la declaración de impuestos. También es importante familiarizarse con los gastos que pueden ser favorables porque reducen la cantidad de impuestos que paga o aumentan su reembolso.

Debe saber que una deducción fiscal es una cantidad que el IRS le permite restar de su ingreso sujeto a impuesto. Al reducir su ingreso sujeto a impuesto, disminuye su obligación tributaria. Por ejemplo, si su ingreso sujeto a impuestos es de $50,000 y tiene derecho a reclamar $10,000 en deducciones fiscales permitidas, sólo pagará impuestos sobre $40,000, no sobre $50,000. La diferencia es enorme.

Un crédito fiscal es una reducción de la cantidad de impuestos que debe pagar, que puede ser más valiosa que una deducción. Por ejemplo, si debe $1,000 de impuestos, y obtiene un crédito fiscal de $600 significa que se ahorra el importe total y sólo debe $400. Los créditos permitidos, como el crédito fiscal por ingresos del trabajo, suelen estar disponibles para trabajadores con ingresos bajos o moderados y para aquellos con hijos que cumplan los requisitos.

Éstos son algunos de los gastos deducibles más comunes y de mayor valor que puede reclamar:

• Impuestos estatales y locales, incluidos los impuestos sobre bienes inmuebles, hasta $10,000.
• Intereses hipotecarios pagados sobre una deuda de hasta $750,000 para comprar, construir o mejorar una residencia principal o secundaria.
• Puntos hipotecarios y primas de seguro hipotecario privado (hasta ciertos límites).
• Gastos médicos que califiquen y superen el 7.5% de su ingreso bruto ajustado.
• Aportaciones a la HSA [ENG] de hasta $3,650 por persona y $7,300 por familia si tiene un plan de salud con deducible alto.
• Aportaciones a cuentas IRA tradicionales [ENG] de hasta $6,000 o $7,000 si tiene más de 50 años.
• Intereses de préstamos estudiantiles de hasta $2,500 (si cumple los límites de ingresos).
• Gastos de trabajos por cuenta propia, como la mitad del impuesto de trabajo autónomo [ENG], las aportaciones al plan de jubilación y las primas del seguro médico.

Aunque ser trabajador por cuenta propia implica pagar más impuestos que un trabajador en relación de dependencia, también se pueden solicitar más deducciones. Por esta razón debe guardar siempre los justificantes, como recibos, facturas y pagos a empleados, en formato digital. Puede hacer fotos y subirlas a un programa de contabilidad, como Freshbooks [ENG], QuickBooks [ENG] o  Quicken [ENG].

4. Mantener copias físicas de los documentos importantes

Algo importante que debe tener en cuenta, es que, aunque la eliminación del papel tiene muchas ventajas, debe conservar ciertos documentos importantes en papel porque son imposibles o muy difíciles de sustituir. Debe conservar los siguientes documentos originales, aunque tenga una copia digital:

• Documentos de adopción
• Certificados de nacimiento y defunción
• Documentos de ciudadanía
• Documentos con sellos en relieve y firmas ante notario
• Expedientes académicos
• Cartilla de vacunación
• Documentos de matrimonio y divorcio
• Directivas médicas
• Historial militar
• Pasaportes
• Poderes notariales
• Tarjetas del Seguro Social
• Testamentos y fideicomisos

Guarde también documentos esenciales que no pueda obtener en línea, como, por ejemplo:

• Escrituras y títulos de propiedad
• Documentos relacionados con bienes donados o heredados
• Declaraciones de inversión
• Pagarés
• Documentos de cierre de operaciones inmobiliarias
• Recibos de mejoras en la vivienda (como renovaciones, sustitución del tejado, instalación de una piscina, etc.)
• Registros de aportaciones no deducibles a cuentas IRA

En general, debe conservar los registros relacionados con bienes inmuebles hasta un par de años después de vender la propiedad. Los necesitará para calcular la depreciación, las plusvalías (o minusvalías) y hacer las declaraciones de impuestos modificadas.

Una posibilidad que debe considerar es guardar los documentos originales importantes en un lugar seguro, como una caja de seguridad bancaria. Puede conseguir una pequeña caja de seguridad por menos de $100 al año en un banco o cooperativa de crédito local. Si tiene un abogado o un contador fiscal, también pueden guardarle ciertos documentos.

Otra opción es guardar los documentos importantes en una caja fuerte o en un archivador con cerradura y resistente al fuego. Y para una mayor protección, puede meter los documentos esenciales en una bolsa de plástico hermética y guardar copias digitales por si se destruyen los originales.

5. Pedir consejo a un profesional

En el caso de que no esté seguro de qué documentos individuales o empresariales necesita o durante cuánto tiempo debe conservar los registros, pida consejo a un profesional fiscal, patrimonial o jurídico. Además de los documentos enumerados aquí, es posible que tenga que conservar otros documentos o contratos por motivos legales o empresariales.

Tenga en cuenta que, si puede obtener documentos en línea, como estados de cuenta de tarjetas de crédito, estados de cuenta bancarios y pólizas de seguros, no hay necesidad de conservarlos en papel o en archivos digitales. Pero debe conservar las escrituras, títulos y confirmaciones de compra de activos como viviendas, autos e inversiones hasta el ejercicio fiscal siguiente a su venta.

Y, por último, en general es aconsejable conservar las declaraciones de impuestos durante al menos siete años, sobre todo si las digitaliza y no ocupan espacio. Sin embargo, debe guardar los originales de ciertos registros importantes en un lugar seguro de su casa o en una caja de seguridad del banco.

Este artículo de Laura Adams fue publicado originalmente en Quick and Dirty Tips [ENG].