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Proceso de cobro de deudas

El Proceso de Cobro de Deudas de las Pequeñas Empresas

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Para una pequeña empresa, las cuentas por cobrar son a la vez un dolor y un salvavidas. Necesita el dinero que le deben sus clientes. Pero no quiere que sea una molestia.

Su primera prioridad debe ser seguir los procedimientos y leyes adecuados. Pero hay más cosas que debe saber antes de adentrarse en el proceso de cobro de deudas.

Proceso de cobro de deudas de una pequeña empresa

El cobro de una deuda como pequeña empresa empieza suavemente y se intensifica a medida que pasa el tiempo sin que se produzca el pago. Empieza como lo haría normalmente: con una factura.

Factura

cobro de deudas de pequeñas empresas; revisión de facturas por parte del empresario

En primer lugar, envíe una factura a su cliente. En ella debe figurar claramente el importe adeudado y la fecha de vencimiento.

Impago

Si pasa la fecha de vencimiento y no ha recibido el pago, el valor de la factura se convierte en una deuda. También pueden aplicarse penalizaciones y tasas, tal y como se indica en el acuerdo contractual. Ahora debe tomar medidas adicionales para cobrar.

Recordatorio tras la fecha de vencimiento

Poco después de la fecha de vencimiento, envíe un recordatorio cortés al cliente moroso por correo electrónico o por teléfono. Ponga énfasis en el «cortés». Es posible que la factura simplemente se haya perdido u olvidado, y no querrá arruinar ninguna relación.

Carta de cobro

Puede que su primer recordatorio más informal no haya sido suficiente. Hágalo más oficial con cartas. Se llaman cartas de reclamación y es esencial que guarde copias de todas las que envíe. Las cartas serán más directas y firmes a medida que pase el tiempo.

Agencia de cobros

Si las cartas no funcionan, puede que necesite ayuda externa. Piense en contratar a una agencia de cobros. Cobran una gran parte de lo que cobran -normalmente alrededor del 50%-, pero es mejor que no conseguir nada.

Juzgado de pequeñas reclamaciones

Esta es otra opción para quienes no quieren trabajar con una agencia de cobros. Puede presentar una demanda en el juzgado de reclamos menores de su estado para conseguir lo que le debe su cliente. Puede ser eficaz, pero también caro y lento.

Demanda judicial

Para grandes cantidades de dinero, también puede plantearse interponer una demanda. Sin embargo, al igual que la presentación de una reclamación ante un tribunal de reclamos menores, una demanda puede ser costosa y llevar mucho tiempo. Asegúrese de que la cantidad de dinero que le deben merece la pena antes de presentar una demanda.

Lo que hay que hacer

Entender a sus clientes

Cobrar deudas es frustrante. Pero sus clientes también son humanos. Y si se acuerda de tratarlos como tales, es mucho más probable que mantenga una relación positiva con ellos.

El motivo por el que no pagan una factura puede ser algo tan simple como un olvido, o pueden estar atravesando dificultades económicas. Cuanto más compasivo sea, más fácil será conseguir un pago o llegar a un acuerdo.

Seguir las normas de la FDCPA

FDCPA son las siglas en inglés de “Ley Federal de Prácticas de Cobro de Deudas”. Esta ley define la línea legal que los cobradores de deudas no pueden cruzar.

He aquí algunos ejemplos:

  • Sólo puede llamar entre las 8 de la mañana y las 9 de la noche.
  • No puede ponerse en contacto con la empresa donde trabaja, los amigos o la familia del deudor para hablar de la deuda.
  • No puede amenazar ni acosar al deudor.

Lea más sobre las normas de la Ley Federal de Prácticas de Cobro de Deudas aquí [ENG].

Saber cuándo contratar a una agencia

En un momento determinado, los recursos que esté utilizando para localizar una deuda dejarán de merecer la pena. Este punto será diferente para cada pequeña empresa.

Lleve un registro de cuánto tiempo y dinero invierten sus empleados intentando conseguir el pago adeudado. ¿Merece la pena la cantidad adeudada? Si no es así, puede que haya llegado el momento de trabajar con una agencia de cobro de deudas.

Lo que no hay que hacer

NO dejar las cuentas por cobrar en manos de vendedores individuales

Es tentador tener una actitud de «cada uno a lo suyo», pero es mejor tener a una persona encargada de cobrar las deudas.

NO utilizar un nombre comercial diferente cuando cobre deudas

Incluso un ligero cambio de nombre, como el uso de un acrónimo, puede ser una señal de alarma para la FDCPA. Utilice su nombre comercial oficial completo en las comunicaciones de cobro de deudas.

NO ignore las leyes estatales de cobro de deudas

Algunos estados tienen normas aún más estrictas que la FDCPA. Compruebe las leyes locales para asegurarse de que cumple todas las normas, no sólo las federales.

Antes de trabajar con otra empresa

Las pequeñas empresas que hacen negocios con otras empresas (B2B) deben realizar dos comprobaciones antes de firmar cualquier contrato: una comprobación de crédito y una comprobación de referencias. Estas comprobaciones le proporcionarán más información sobre el historial de deudas de la empresa y podrán advertirle si tiene problemas para cobrarles en el futuro.

Comprobación de crédito

Adquiera un reporte de crédito de la empresa en Dun & Bradstreet (D&B) [ENG]. Esta agencia de reportes de crédito puede informarle sobre el historial de crédito del posible socio o proveedor.

Comprobación de referencias

Póngase en contacto con el banco del posible socio o proveedor para comprobar sus referencias. Puede obtener más información sobre cómo manejar las cuentas.

Impuestos de empresas pequeñas: Todo lo que necesita saber

Los propietarios de pequeñas empresas suelen tener dificultades para determinar qué impuestos deben pagar y cuándo. Dado que la responsabilidad de presentar y pagar correctamente los impuestos de una empresa y sus empleados recae exclusivamente en el propietario del negocio, el conocimiento de los impuestos se convierte en algo crucial para el propietario de una pequeña empresa.

Aunque contrate a un contador para que se encargue de las responsabilidades fiscales, es importante que, como propietario del negocio, conozca las obligaciones fiscales fundamentales que debe cumplir una pequeña empresa.

Impuestos de empresas

Los impuestos difieren de una empresa a otra en función de su estructura y ubicación. Dependiendo de la estructura de una empresa (empresario individual, sociedad, corporación, etc.) y del estado en el que opere, los impuestos empresariales pueden variar.

Normalmente, hay cinco tipos de impuestos empresariales:

  • Impuesto sobre la renta
  • Impuesto sobre el trabajo autónomo
  • Impuesto estimado
  • Impuesto sobre el empleador
  • Impuesto sobre el consumo

Normalmente, los dos impuestos federales más comunes que deben pagar las pequeñas empresas son el impuesto sobre la renta y el impuesto sobre el empleo.

Impuestos sobre la renta de las empresas pequeñas

Todas las empresas están obligadas a presentar una declaración de impuestos. La mayoría de las pequeñas empresas tienen que pagar impuestos sobre los ingresos obtenidos o recibidos durante un año fiscal. Sin embargo, en una sociedad, cada socio declara su parte de los beneficios/pérdidas en su declaración de impuestos individual, mientras que la empresa sólo presenta una declaración informativa anual. Una pequeña empresa también puede estar obligada a presentar una declaración informativa.

El impuesto sobre la renta es un impuesto de pago, lo que significa que el impuesto sobre la renta se paga a medida que se ganan/reciben ingresos durante el año. Para saber qué formulario de declaración de la renta debe utilizar para presentar su impuesto sobre la renta según la estructura de su empresa, visite Estructura de la empresa del IRS.

Impuestos sobre el empleo para empresas

Las pequeñas empresas que tienen empleados están obligadas a retener impuestos de la paga de sus empleados. Por lo general, los empleadores tienen que retener el impuesto federal sobre la renta, parte del impuesto de la seguridad social, el impuesto de Medicare, los impuestos del seguro de desempleo, etc. de la paga de sus empleados. Algunos de estos impuestos pueden variar según el estado.

El impuesto federal de desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) también es responsabilidad del empresario. La mayoría de los empresarios pagan tanto el impuesto federal como el estatal sobre el desempleo. El FUTA proporciona fondos para pagar la indemnización por desempleo a los trabajadores que han perdido su trabajo.

Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia

Los que trabajan por cuenta propia deben pagar el impuesto de autoempleo, que es un impuesto de la Seguridad Social y de Medicare. El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia sólo se refiere a estos dos impuestos (Seguridad Social y Medicare) y no incluye otros impuestos que pueda deber un trabajador por cuenta propia. Para calcular el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, los contribuyentes pueden utilizar el Anexo SE (Formulario 1040 o 1040-SR).

Pagos de impuestos estimados

Los propietarios de empresas o contribuyentes individuales pueden utilizar los pagos de impuestos estimados si no están reteniendo impuestos. En otras palabras, el impuesto estimado puede pagarse sobre cualquier ingreso que no esté sujeto a retención, como los ingresos del trabajo por cuenta propia, los intereses, el alquiler, la pensión alimenticia, los dividendos, etc. Los propietarios únicos, los socios y los accionistas de sociedades anónimas suelen utilizar el formulario 1040-ES para saber cuánto deben pagar en concepto de impuestos estimados.

Impuestos estatales

Una pequeña empresa puede tener que pagar también impuestos estatales y locales. Los impuestos estatales varían según la estructura del negocio. Por ejemplo, los propietarios únicos tienen diferentes obligaciones fiscales que las corporaciones. El propietario de una empresa puede comprobar las obligaciones fiscales específicas de su estado en esta página del IRS (Sitios web del gobierno estatal [ING]) que contiene una lista de los sitios web del gobierno estatal de todos los estados. Contiene información sobre cómo hacer negocios en el estado, impuestos, etc.

Presentación electrónica de formularios de impuestos sobre el empleo

Los propietarios de pequeñas empresas pueden presentar electrónicamente estos formularios de impuestos sobre el empleo: 940, 941, 943, 944 y 945. Pueden presentar el formulario ellos mismos o encontrar un profesional de impuestos para presentar los formularios utilizando el servicio de localización de proveedores autorizados de e-file del IRS [ING], disponible para particulares y empresas en el sitio web del IRS.

Aunque las leyes fiscales parezcan complicadas, hay ayuda disponible. Hay muchos recursos en línea que ofrecen información completa, herramientas y software fiscal que los nuevos propietarios de empresas pueden utilizar para entender y cumplir con sus obligaciones fiscales.

Conclusión

La conclusión cuando se trata de conseguir su saldo final es la siguiente: siga las normas y conozca sus límites. Cuando cobre deudas usted mismo, sigue siendo importante cumplir con la FDCPA y las leyes de su estado. Y cuando las cosas sean demasiado, sepa cuándo trabajar con un tercero para conseguir al menos parte de lo que se le debe.

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