El proceso de cobro de deudas en pequeñas empresas

Para una pequeña empresa, las cuentas por cobrar son un dolor y un salvavidas. Necesita el dinero que los clientes le deben, pero no quieren ser una molestia.

Su primera prioridad debe ser seguir los procedimientos y leyes apropiados. Pero hay más que necesita saber antes de profundizar en el proceso de cobro de deudas.

Proceso de cobro de deudas en pequeñas empresas

Cobrar una deuda como una pequeña empresa comienza suavemente y aumenta a medida que pasa el tiempo sin el pago. Comience como lo haría normalmente: con una factura.

Factura

Primero, envíe una factura a su cliente. Esta debe tener la cantidad expresada claramente y la fecha de vencimiento.

Falta de pago

Si la fecha de vencimiento pasa y no ha recibido un pago, el valor de la factura se convierte en una deuda que se le debe. También se pueden aplicar multas y tarifas, tal como se describe en su contrato. Ahora debe tomar medidas adicionales para cobrar.

Recordatorio después de la fecha de vencimiento

Poco después de la fecha de vencimiento, envíe un recordatorio cortés al cliente moroso por correo electrónico o llamada telefónica. Énfasis en lo “cortés”. Es posible que la factura simplemente se haya perdido u olvidado, y no desea quemar ningún puente.

Carta de cobro de deudas

Su primer recordatorio más informal puede no haber sido suficiente. Hágalo más oficial con cartas. Estas se llaman cartas de demanda, y es esencial que guarde copias de cada carta de demanda que envíe. Las cartas se volverán más directas y firmes a medida que pase el tiempo.

Agencia de cobros

Si las cartas no funcionan, es posible que necesite ayuda externa. Piense en contratar una agencia de cobro de deudas. Cobran una gran parte de lo que recolectan, generalmente alrededor del 50%, pero es mejor que no recibir nada.

Corte de reclamos menores

Esta es otra opción para aquellos que no desean trabajar con una agencia de cobros. Puede presentar un reclamo en la corte de reclamos menores de su estado para obtener lo que su cliente le debe. Esto puede ser efectivo, pero también costoso y lento.

Demanda judicial

Para grandes cantidades de dinero, también puede considerar presentar una demanda. Sin embargo, como presentar un reclamo en un tribunal de reclamos menores, un juicio puede ser costoso y llevar mucho tiempo. Asegúrese de que la cantidad de dinero que se le adeuda valga la pena antes de presentarla.

Qué hacer

Entienda a sus clientes

Cobrar deudas es frustrante, pero sus clientes también son humanos. Y si recuerda tratarlos como tales, es mucho más probable que conserve una relación positiva.

Su razón para no pagar una factura podría ser algo tan simple como haberla olvidado, o podrían estar lidiando con dificultades financieras. Cuanto más compasivo sea, más fácil será obtener un pago o llegar a un acuerdo.

Siga las reglas de FDCPA

FDCPA son las siglas en inglés de Ley Federal de Prácticas de Cobro de Deudas. Esta ley define la línea legal que los cobradores de deudas no pueden cruzar.

Aquí hay unos ejemplos:

• Solo puede llamar entre las 8 a.m. y las 9 p.m.
• No puede contactar al empleador, amigos o familiares de un deudor para hablarle sobre la deuda.
• No puede amenazar ni acosar al deudor.

Lea más sobre las reglas de la Ley Federal de Prácticas de Cobro de Deudas aquí.

Sepa cuándo contratar una agencia

En cierto momento, los recursos que está utilizando para recuperar la plata de una deuda dejarán de valer la pena. Este punto será diferente para cada pequeña empresa.

Mantenga un registro de cuánto tiempo y dinero gastan sus empleados tratando de obtener el pago adeudado. ¿Vale la pena la cantidad adeudada? De lo contrario, puede ser hora de trabajar con una agencia de cobro de deudas.

Qué no hacer

NO deje las cuentas por cobrar a vendedores individuales

Es tentador tener la actitud de hacer todo uno mismo, pero es mejor tener una persona encargada de cobrar las deudas.

NO use un nombre comercial diferente al cobrar deudas

Incluso un ligero cambio de nombre, como usar un acrónimo, puede ser una señal de alerta para la FDCPA. Use su nombre comercial oficial completo en las comunicaciones de cobro de deudas.

NO ignore las leyes estatales de cobro de deudas

Algunos estados tienen reglas aún más estrictas que la FDCPA. Verifique sus leyes locales para asegurarse de que está operando dentro de todas las regulaciones, no solo las federales.

Antes de trabajar con otra empresa

Las pequeñas empresas que hacen negocios con otra empresa (B2B, por sus siglas en inglés) deben realizar dos verificaciones antes de firmar cualquier contrato: una verificación de crédito y una verificación de referencia. Estos le brindan más información sobre el historial de deudas de la empresa y pueden advertirle si puede tener problemas para cobrarles en el futuro.

Verificación de crédito

Compre un reporte de crédito comercial de Dun & Bradstreet (D&B) [ENG]. Esta agencia de reportes de crédito puede informarle sobre el historial de crédito del posible socio o proveedor.

Verificación de referencia

Comuníquese con el socio potencial o el banco del proveedor para realizar una verificación de referencia. Puede obtener más información sobre cómo manejan las cuentas.

La conclusión final

La conclusión final cuando se trata de obtener su resultado final es este: siga las reglas y conozca sus límites. Al cobrar deudas usted mismo, es importante cumplir con la FDCPA y las leyes de su estado. Y cuando las cosas se vuelven complicadas, sepa cuándo trabajar con un tercero para obtener al menos parte de lo que se le debe.