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El Proceso de Cobro de Deudas de las Pequeñas Empresas

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Para una pequeña empresa, las cuentas por cobrar son a la vez un dolor y un salvavidas. Necesita el dinero que le deben sus clientes. Pero no quiere que sea una molestia.

Su primera prioridad debe ser seguir los procedimientos y leyes adecuados. Pero hay más cosas que debe saber antes de adentrarse en el proceso de cobro de deudas.

Proceso de cobro de deudas de una pequeña empresa

El cobro de una deuda como pequeña empresa empieza suavemente y se intensifica a medida que pasa el tiempo sin que se produzca el pago. Empieza como lo haría normalmente: con una factura.

Factura

cobro de deudas de pequeñas empresas; revisión de facturas por parte del empresario

En primer lugar, envíe una factura a su cliente. En ella debe figurar claramente el importe adeudado y la fecha de vencimiento.

Impago

Si pasa la fecha de vencimiento y no ha recibido el pago, el valor de la factura se convierte en una deuda. También pueden aplicarse penalizaciones y tasas, tal y como se indica en el acuerdo contractual. Ahora debe tomar medidas adicionales para cobrar.

Recordatorio tras la fecha de vencimiento

Poco después de la fecha de vencimiento, envíe un recordatorio cortés al cliente moroso por correo electrónico o por teléfono. Ponga énfasis en el «cortés». Es posible que la factura simplemente se haya perdido u olvidado, y no querrá arruinar ninguna relación.

Carta de cobro

Puede que su primer recordatorio más informal no haya sido suficiente. Hágalo más oficial con cartas. Se llaman cartas de reclamación y es esencial que guarde copias de todas las que envíe. Las cartas serán más directas y firmes a medida que pase el tiempo.

Agencia de cobros

Si las cartas no funcionan, puede que necesite ayuda externa. Piense en contratar a una agencia de cobros. Cobran una gran parte de lo que cobran -normalmente alrededor del 50%-, pero es mejor que no conseguir nada.

Juzgado de pequeñas reclamaciones

Esta es otra opción para quienes no quieren trabajar con una agencia de cobros. Puede presentar una demanda en el juzgado de reclamos menores de su estado para conseguir lo que le debe su cliente. Puede ser eficaz, pero también caro y lento.

Demanda judicial

Para grandes cantidades de dinero, también puede plantearse interponer una demanda. Sin embargo, al igual que la presentación de una reclamación ante un tribunal de reclamos menores, una demanda puede ser costosa y llevar mucho tiempo. Asegúrese de que la cantidad de dinero que le deben merece la pena antes de presentar una demanda.

Lo que hay que hacer

Entender a sus clientes

Cobrar deudas es frustrante. Pero sus clientes también son humanos. Y si se acuerda de tratarlos como tales, es mucho más probable que mantenga una relación positiva con ellos.

El motivo por el que no pagan una factura puede ser algo tan simple como un olvido, o pueden estar atravesando dificultades económicas. Cuanto más compasivo sea, más fácil será conseguir un pago o llegar a un acuerdo.

Seguir las normas de la FDCPA

FDCPA son las siglas en inglés de “Ley Federal de Prácticas de Cobro de Deudas”. Esta ley define la línea legal que los cobradores de deudas no pueden cruzar.

He aquí algunos ejemplos:

  • Sólo puede llamar entre las 8 de la mañana y las 9 de la noche.
  • No puede ponerse en contacto con la empresa donde trabaja, los amigos o la familia del deudor para hablar de la deuda.
  • No puede amenazar ni acosar al deudor.

Lea más sobre las normas de la Ley Federal de Prácticas de Cobro de Deudas aquí [ENG].

Saber cuándo contratar a una agencia

En un momento determinado, los recursos que esté utilizando para localizar una deuda dejarán de merecer la pena. Este punto será diferente para cada pequeña empresa.

Lleve un registro de cuánto tiempo y dinero invierten sus empleados intentando conseguir el pago adeudado. ¿Merece la pena la cantidad adeudada? Si no es así, puede que haya llegado el momento de trabajar con una agencia de cobro de deudas.

Lo que no hay que hacer

NO dejar las cuentas por cobrar en manos de vendedores individuales

Es tentador tener una actitud de «cada uno a lo suyo», pero es mejor tener a una persona encargada de cobrar las deudas.

NO utilizar un nombre comercial diferente cuando cobre deudas

Incluso un ligero cambio de nombre, como el uso de un acrónimo, puede ser una señal de alarma para la FDCPA. Utilice su nombre comercial oficial completo en las comunicaciones de cobro de deudas.

NO ignore las leyes estatales de cobro de deudas

Algunos estados tienen normas aún más estrictas que la FDCPA. Compruebe las leyes locales para asegurarse de que cumple todas las normas, no sólo las federales.

Antes de trabajar con otra empresa

Las pequeñas empresas que hacen negocios con otras empresas (B2B) deben realizar dos comprobaciones antes de firmar cualquier contrato: una comprobación de crédito y una comprobación de referencias. Estas comprobaciones le proporcionarán más información sobre el historial de deudas de la empresa y podrán advertirle si tiene problemas para cobrarles en el futuro.

Comprobación de crédito

Adquiera un reporte de crédito de la empresa en Dun & Bradstreet (D&B) [ENG]. Esta agencia de reportes de crédito puede informarle sobre el historial de crédito del posible socio o proveedor.

Comprobación de referencias

Póngase en contacto con el banco del posible socio o proveedor para comprobar sus referencias. Puede obtener más información sobre cómo manejar las cuentas.

Conclusión

La conclusión cuando se trata de conseguir su saldo final es la siguiente: siga las normas y conozca sus límites. Cuando cobre deudas usted mismo, sigue siendo importante cumplir con la FDCPA y las leyes de su estado. Y cuando las cosas sean demasiado, sepa cuándo trabajar con un tercero para conseguir al menos parte de lo que se le debe.

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